Slægtshistorisk Forening for Hjørring og Omegns dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Slægtshistorisk Forening for Hjørring og Omegn er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Erik W. Christiansen
Adresse: Vestergade 3A, 9800 Hjørring
CVR: 35 18 17 33
Telefonnr.: 40 94 10 33
Mail: Erik.W@Christiansen.mail.dk
Foreningens website: slfhj.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger om medlemmer og registrerede brugere:
• Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, navn på familiemedlem, adresse, medlemsnummer, indmeldelsesdato, udmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, hjemmesideadresse.
o
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o Foreningen registrerer ingen oplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse (som helbredsoplysninger).
o Foreningen kan dog anvende portrætfotos af medlemmer. Disse anven-des først efter udtrykkeligt samtykke fra det pågældende medlem.
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde vore medlemsforpligtelser
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke.
Formål med behandling af medlems- og brugeroplysninger:
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder krav til almennyttige foreninger
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvej-ningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af arrangementer, foredragsaktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Danske Slægtsforskere eller lokalforeninger med partnerskabsaftale
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende, herunder bevaring af indlæg i Forum og andre dialogfora, som foreningen måtte have.
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
Foreningen har indgået en partnerskabsaftale med Danske Slægtsforskere. Hvis denne aftale omfatter medlemsadministration, kan der ske videregivelse af medlemsoplysninger til Danske Slægtsforskere.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til bogføringsloven opbevarer vi bogføringsbilag med medlemsoplysninger i 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
Vi opbevarer dog oplysninger om medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse.
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændring eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.